«El 14% de los certificados están fuera de estas reglas de la empresa», indica André Camargo

Cada necesidad crea un espacio de oportunidades en el mercado. Con el tema de la gestión del absentismo y los certificados médicos, esto no es diferente. Este escenario aborda tanto la cuestión de la ejecución de errores mediante información errónea como el fraude. En este sentido, los diferentes actores avanzan para lograr una gestión más eficaz y una mayor precisión en el proceso.

Closecare aceptó parte de ese desafío, empresa invertida de Green Rock. En una entrevista, Andre Camargo, CEO de HRTech, habla un poco sobre el funcionamiento y el valor de gestionar los certificados médicos, además de cómo la empresa es capaz de cubrir un extremo de este escenario latente de fraude sanitario.

¿Qué brecha viste?

Bueno, Closecare empezó conmigo, Petrus y Fábio. Ya habíamos creado un negocio allí y decidimos empezar de nuevo con un negocio B2B. Decidimos investigar los problemas recurrentes en diferentes sectores de los recursos humanos, pero que estaban relacionados con la salud del trabajador. Creo que ese era el punto más importante para empezar: centrarnos en cómo se gestionaba la salud empresarial y en cómo las empresas trataban a las personas enfermas. Ese fue el punto de partida.

Empezamos a entrevistar a RRHH y descubrimos problemas que desconocíamos. Por ejemplo: «Tengo muchos problemas para cerrar mi hoja porque no me llega el certificado» o «tenemos un exceso de certificados en algunas fábricas». Allí fuimos a investigar qué era el certificado y descubrimos que dentro de ese documento había una indicación de quién estaba enfermo y qué enfermedad tenía el empleado, algo que nadie sabe en la cadena de salud. Creo que todo empieza ahí, en 2018.

¿Cómo ve este tema del fraude?

El fraude es un punto específico del certificado. Sus problemas son un poco más amplios, algo que nadie sabía, ni siquiera nosotros. Es lo siguiente: hay reglas en el Código del Trabajo, reglas en los convenios colectivos, que son los acuerdos con el sindicato, que determinan los certificados que deben o no aceptarse.

¿Qué significa eso? El certificado debe ser, por ejemplo, un documento sellado por un médico o dentista. Si eres nutricionista, psicólogo o fisioterapeuta, la empresa no tiene por qué aceptarlo. En muchos convenios colectivos, el certificado debe presentarse dentro de un plazo. El sindicato determina, por ejemplo, que un empleado tiene 48 horas para presentar el documento. Si excede este período, la empresa puede negarse.

Hay varias reglas. Lo descubrimos con el tiempo, pero ningún cliente lo sabía. Además, también varían. Así, por ejemplo, la regla en São Paulo es diferente a la regla en Río de Janeiro. En este escenario, había una gran palanca para crear valor para los clientes y el fraude es un subconjunto de estos certificados rechazados. Hoy en día, un promedio del 14% de los certificados no cumplen con las normas de la empresa. Parte de ese 14%, quizás algo cercano al 20%, son fraudes, que incluyen, por ejemplo, la redacción de un certificado. Así pues, muchos empleados acaban redactando certificados, aprobando los correctivos y cambiando las fechas; muchos entregan los certificados, por ejemplo, con un nombre que no es el suyo, con un sistema de CRM que no existe, etc. Por lo tanto, todos estos son motivos de fraude que señalamos a Recursos Humanos y luego ellos dan el trato que consideran mejor.

¿Puedes medir el impacto de esto?

¡Sí! ¿Cómo hacemos los cálculos? Cada certificado dura un período de tiempo. Por lo tanto, el certificado de una persona tiene dos días y el de la otra tiene tres días. Cuando rechazo el certificado de esa segunda persona, por ejemplo, la empresa deja de pagarle al empleado durante tres días. Es decir, la empresa descuenta al empleado, porque la ausencia no estaba justificada. Así, por ejemplo, el día de esa persona cuesta 20 reales. Lo que ahorrarías sería 20 x 3, esa es más o menos la idea.

¿Puede contar los principales tipos de fraude que son más comunes en los certificados?

El más común es el CRM que no existe, el sello de un médico que no existe. Otra cosa es el borrado: luego, en un certificado de 3 días, la persona pone un «cero» en el lateral y pasa a ser un certificado de 30 días. Eso también ocurre con bastante frecuencia. Un tercer punto fueron los certificados digitales con telemedicina. Lo que empezó a ocurrir fue la falsificación de un certificado por Word. La persona coloca un encabezado y cualquier código QR. Una vez cogimos un código QR que conducía a una página de comercio electrónico de pañales. Los empleados fueron despedidos.

Estos son los tipos más comunes de motivos de justa causa. No damos una causa justificada ni le decimos eso al cliente, solo señalamos los problemas. Por lo general, el cliente aprueba el certificado para tener un argumento más en el sentido de que ha sufrido un daño, y luego aduce una causa justificada.

Cuando estudiabas, ¿viste alguna vez cómo funciona esta parte del fraude en los mercados internacionales? ¿Qué es la pasantía en Brasil?

Esa es una buena pregunta. Casi no hay datos internacionales, porque normalmente son documentos físicos que son transaccionales. No tenemos muchos datos al respecto. Lo que sabemos sobre el mercado internacional proviene de los clientes. Ya he oído que «Atento», que es el centro de llamadas más grande del mundo, indicó que se trata de un problema muy recurrente en Turquía, en los países emergentes y en los países con leyes laborales más estrictas. Así que ya me lo citaron. El impacto es muy claro en las operaciones en América Latina y básicamente funciona de la misma manera. Tienes condiciones que justifican tu ausencia y qué cambios van a cambiar los servicios sociales.

Finalmente, apareció un artículo, hace unos 40 días, de Battery Ventures, en el que hablaban mucho sobre este problema en los Estados Unidos, porque allí no había mucho de eso. Como, por lo general, las personas reciben allí por hora trabajada/día trabajado, si la persona estaba ausente, no lo recibía. Lo que empezó a suceder es que las leyes laborales, con la COVID-19, brindaron más protección a los trabajadores y se redujo el tema de las vacaciones pagadas. A partir de entonces, también empezaron a surgir problemas con eso. En el artículo, informan un poco sobre las burocracias que surgieron después de la COVID.

¿Y Closecare tiene alguna referencia a una empresa que actuó como Punto de referencia?

Por lo tanto, para la gestión del certificado de absentismo, no. Pero eso es solo una puerta de entrada para nosotros. En cuanto a la gestión automatizada de documentos, tenemos algunas referencias. Empezamos con los certificados, pero cogimos más de 30 tipos diferentes de documentos y estamos avanzando en otros frentes, como, por ejemplo, el documento de salud ocupacional, que actúa sobre la base de esta validación basándose en normas preestablecidas. Para ello, tenemos Puntos de referencia, pero que no tienen que ver con la gestión del absentismo como tal.

Como ha dicho, la mayoría de las veces lo que ocurre no es exactamente un fraude, sino más bien una falta de educación. ¿Qué opina Closecare de esto y dirige esta parte de la instrucción no solo a los certificados, sino también a otros documentos?

Ese punto es muy interesante. Como dijiste, no todo es fraude. A veces el médico lo estampaba mal. La empresa no está obligada a aceptarlo y el trabajador debe ir al centro de salud para obtener el sello correcto. ¿Qué significa eso? Creo que tenemos un largo camino por recorrer para relacionarnos con partes interesadas para que podamos mejorar esto y no dañar al trabajador.

El mercado debe desarrollarse sobre la base de estas reglas. La clínica debe saber que debe emitir el encabezado correcto, que el médico debe sellar correctamente y no puede ser un sello de recepción. Por lo tanto, creo que hay un camino de maduración que comienza con las clínicas, los médicos y los sindicatos. Ese es el punto número uno.

Para otros documentos, el punto importante que veo es que todo es muy manual. Fuimos a una cadena de supermercados que es nuestra clienta y nos mostraron tres cajas enormes con documentos físicos que tenían que introducir. Así que, así, el problema es muy grande. Hay muchos documentos físicos y se pierden muchos plazos y registros de transacciones pasadas. Creo que hay mucha interferencia debido al flujo de gestión actual.

Como dijiste, es muy manual. ¿Cuál es el proceso para demostrar el valor de la gestión de documentos y certificados? ¿Esto se reconoce fácilmente?

Voy a dividir la respuesta en dos. En general, para el»Persona» del director de la empresa, la gestión de documentos no es un problema explícito. Para la persona implicada en la propina, es un problema mucho más evidente. ¿Cómo hago entrar al gerente para que se dé cuenta de que este dolor también está latente para él? Cuando demuestro que tiene la oportunidad de reducir un 14% su ausentismo con una inversión en una plataforma que ofrece al menos cuatro veces el ROI. Hay que demostrar que no se trata simplemente de una reducción del trabajo operativo de vanguardia, sino de que estamos abordando y ocupándonos de un tema relevante. Con eso, cuento con la atención de este gerente y puedo escalar el proyecto.

Por último, ¿qué puede compartir con respecto a los próximos pasos de Closecare?

Bueno, creo que lo más importante es que nos estamos alejando del diseño de una herramienta especializada y estamos ampliando el enfoque para que la información que aportamos en relación con el certificado sea mucho más completa para otros tipos de documentos. Eso es mucho»Cambió las reglas del juego». Nos unimos a Recursos Humanos y empezamos a trabajar en otras áreas igual de importantes, como las operaciones, las compras, el marketing, etc. Ahora estamos lanzando el primer documento fuera de esta realidad del certificado, que son los certificados de salud ocupacional. Para ello, tuvimos que cambiar toda la arquitectura. Así que esto ya es un pequeño paso en la historia de Closecare.